Onderaan veel servicekostenoverzichten staat een post "administratiekosten" of "beheerkosten". Het is een vergoeding voor het werk dat de verhuurder heeft met het innen van voorschotten, het betalen van rekeningen en het maken van de afrekening. Dat mag, maar er zit een grens aan. In de praktijk is dit een van de posten die het vaakst te hoog is, omdat verhuurders er een vast bedrag voor rekenen dat niets met de regels te maken heeft.
De regel
De Huurcommissie hanteert in haar beleidsboek deze grenzen, steeds inclusief btw:
| Over welke kosten | Hoogstens |
|---|---|
| Alle overige servicekosten | 5% |
| Warmtelevering (gas, olie of andere brandstof) | 2% |
| Warmtelevering, als meten en verdelen is uitbesteed | 1% |
Daarnaast geldt een minimum van € 7,50 en een maximum van € 75 per afrekening per woning. Het percentage reken je uit over de andere servicekosten, dus zonder de administratiekosten zelf. Kosten die er niet op horen te staan, zoals onderhoud, tellen ook niet mee.
Hoe je het zelf narekent
Pak je overzicht erbij en tel alle posten op behalve de administratiekosten en de kosten voor warmte. Haal er posten af die niet mogen, zoals onderhoud of de opstalverzekering. Neem van wat overblijft 5%. Ligt dat onder € 7,50, dan mag de verhuurder € 7,50 rekenen. Ligt het boven € 75, dan is € 75 het maximum.
Krijg je warmte via de verhuurder, bijvoorbeeld van een blokverwarming, reken dan over die warmtekosten apart 2%, of 1% als een meetbedrijf de meters afleest en de kosten verdeelt. Dat zie je meestal aan de naam van het bedrijf op de warmteafrekening.
Een fout die mensen vaak maken, is dat ze de 5% uitrekenen over het hele bedrag op het overzicht, inclusief posten die er niet op horen. Schrap eerst wat niet mag en reken daarna pas het percentage uit. Andersom valt de grens hoger uit dan hij is. Twijfel je of een post mag, kijk dan eerst bij servicekosten controleren.
Rekenvoorbeelden
Voorbeeld 1. Op je overzicht staat € 1.100 aan servicekosten, waarvan € 110 administratiekosten. De overige kosten zijn € 990. 5% daarvan is € 49,50. De verhuurder rekent € 110 − € 49,50 = € 60,50 te veel.
Voorbeeld 2. Je woont in een appartement met een huismeester, een lift en veel gemeenschappelijke ruimten. De overige servicekosten zijn € 1.800 per jaar. 5% daarvan is € 90, maar het maximum is € 75. Staat er € 90 op je overzicht, dan is € 15 te veel.
Voorbeeld 3. Je huurt een eengezinswoning en betaalt alleen servicekosten voor een glasverzekering van € 60 per jaar. 5% is € 3. Toch mag de verhuurder € 7,50 rekenen, want dat is het minimum.
Het lijken soms kleine bedragen, maar ze tellen op. Rekent een verhuurder al vijf jaar € 60 te veel, dan is dat € 300. Via de Huurcommissie kun je alleen de jaren terughalen waarvoor de termijn nog loopt; lees daarover servicekosten terugvragen.
Verborgen administratiekosten
Soms staan administratiekosten niet onder die naam op het overzicht. Kijk ook naar posten als "beheer", "bemiddelingskosten", "kosten beheerder" of "kosten VvE". Vraag bij zulke posten om de facturen en om uitleg. Blijkt het om beheer te gaan, dan valt het onder dezelfde grens van 5% en € 75. Je kunt dus niet twee keer administratiekosten betalen: een keer onder de eigen naam en een keer als beheer.
Bij woningen in een VvE rekent de verhuurder soms de hele VvE-bijdrage door. Die bijdrage gaat voor een groot deel naar onderhoud, de opstalverzekering en het reservefonds, en dat hoort bij de kale huur. Vraag om de jaarrekening van de VvE om te zien welk deel echt servicekosten zijn.
Een verhuurder zegt soms dat hij een beheerbedrijf betaalt dat meer kost dan € 75. Dat is zijn keuze. Wat jij betaalt, blijft begrensd door de regels van de Huurcommissie.
Wat je doet als het niet klopt
Stuur je verhuurder een brief of mail waarin je de berekening uitlegt: welk bedrag hij rekent, wat volgens jou de overige kosten zijn, en wat 5% daarvan is. Vraag het verschil terug. Bewaar een kopie en verstuur het zo dat je kunt aantonen dat het is aangekomen. Reageert de verhuurder niet binnen drie weken of gaat hij niet akkoord, dan kun je naar de Huurcommissie.
De Servicekostencheck rekent de grens voor je uit als je de posten van je overzicht invult.